Un progetto di migrazione di contenuti tecnici non strutturati verso un sistema di gestione con un CCMS, parte da un’analisi del contenuto esistente e dell’impatto su quelli futuri per evitare problemi durante e dopo la migrazione.

L’analisi deve misurare anche l’indice di leggibilità dei contenuti tecnici riguardo ad aspetti essenziali come la coerenza della terminologia e l’uniformità dello stile, utilizzando regole redazionali ben strutturate.

Tutta l’attività di migrazione può essere automatizzata grazie a Logos AI e vi spieghiamo come.

Solo pochi passi

1. Strutturare il contenuto: il modello si basa sulla suddivisione del contenuto in unità più piccole e strutturate. Logos AI è in grado di inserire i TAG in documenti non strutturati e ricreare il contenuto per essere importato nel CCMS. Vi sorprenderete di quanto tempo in meno occorre in un CCMS per assemblare paragrafi, sezioni o altri componenti della documentazione, rispetto a Word, Indesign o altri software.
2. Strutturare la formattazione: durante la migrazione occorre stabilire che formattazione dare al contenuto. Con Logos AI sarete supportati anche in questa fase, che ha un’estrema importanza perché la formattazione concorre a rendere il contenuto chiaro e coerente, fattori essenziali oltre all’aspetto estetico.
3. Strutturare i metadati: il CCMS utilizza dei metadati per organizzare e categorizzare i contenuti. Grazie a Logos AI potrete automatizzare l’inserimento dei metadati durante la migrazione e addestrare il sistema a catalogare e assegnare i metadati a ciascun componente in futuro.
4. Il Single Source: fondamentale in un CCMS è la gestione dei contenuti secondo la logica Single Source, ovvero una fonte singola di informazione condivisa in più documenti. Logos AI è ideale in questo ambito: analizza i contenuti e identifica quelli con lo stesso significato ma scritti in modo diverso. Logos AI supporta inoltre l’utente a mantenere la logica Single Source quando il contenuto deve essere riscritto secondo le regole redazionali predefinite.
5. I collegamenti ipertestuali: è molto semplice con un CCMS creare i collegamenti ipertestuali necessari a condividere lo stesso contenuto in più documenti. Logos AI può essere addestrato per verificare il funzionamento di tali collegamenti nel CCMS ed eventualmente intervenire.
6. La gestione delle versioni: ancora più semplice con un CCMS è la gestione delle versioni di uno stesso documento e dello storico delle modifiche apportate ai contenuti. Sarà importante considerare quante versioni di un stesso manuale migrare e come gestire il processo di archiviazione nel CCMS. Anche in questa fase Logos AI supporta l’utente per analizzare il contenuto e decidere cosa migrare secondo la logica Single Source.
7. La gestione dei profili: uno dei benefici principali del CCMS è la gestione dei contenuti in funzione delle loro proprietà di pubblicazione, quali il mercato di destinazione, le lingue, le normative, le personalizzazioni, il tipo di utente. Questa fase può essere completamente automatizzate durante la migrazione grazie a Logos AI.

Tutta l’attività di migrazione dei documenti può essere automatizzata grazie a LOGOS AI. Il sistema è in grado di capire come inserire i TAG in documenti non strutturati (word, indesign, pdf ma anche da xml a xml o DITA) e ricreare il contenuto così da poter essere importato nel CCMS. È possibile anche definire se il contenuto debba essere riscritto o meno secondo le regole redazionali predefinite. Il software permette anche di analizzare il contenuto globale già migrato o da migrare, e informa l’utente di contenuti simili già presenti, scritti in modo diverso ma con lo stesso significato. Nella migrazione verso un CCMS mantenere il contenuto secondo la logica del Single Source è fondamentale. Inserisce inoltre metadati in base al contenuto e può essere addestrato per fare molto altro.

Un progetto di migrazione di contenuti tecnici verso un CCMS è un investimento con un ritorno nel brevissimo termine: una gestione dei contenuti più efficiente e strutturata. Richiede un’accurata pianificazione ma le attività possono essere automatizzate da strumenti creati appositamente.

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